Redacción NM
un nuevo reporte de Microsoft dice que desde febrero de 2020, el espectador promedio de los equipos de Microsoft vio un aumento del 252 por ciento en sus tiempos de reunión semanales en línea.
El informe también dice que el número de reuniones semanales en línea ha aumentado un 150 por ciento.
A medida que los lugares de trabajo llaman a los trabajadores a volver a la oficina o cambian a modelos híbridos, Jana Raver, experta en comportamiento organizacional de la Escuela de Negocios Smith de la Universidad de Queen en Kingston, Ontario, dice que es hora de encontrar formas más efectivas de colaborar.
Raver dice que los horarios de las reuniones se pueden reducir al menos en un 25 a 30 por ciento o más, dado que la mayoría de las oficinas aún funcionan en modelos híbridos. Si bien existe la necesidad de comunicarse con las personas a través de videollamadas para colaborar, los gerentes podrían considerar si necesitan 60 minutos completos.
“Creo que las organizaciones deberían tener un valor predeterminado de 45 o 50 minutos. Si no tiene reuniones de 60 minutos predeterminadas en la programación de su organización, retírelas al menos en un 25 por ciento. ¿Realmente necesitas la reunión de 30 minutos? Tal vez necesite cinco minutos o 10 minutos. ¿Realmente necesitamos programar siempre todos esos tiempos?
“Y aún mejor, consideremos hacer reuniones posteriores donde ni siquiera las ponemos en el calendario para empezar, pero solo decimos: ‘Oye, ¿tienes cinco minutos para conversar?’”
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Agregó que antes de la pandemia, los gerentes estaban acostumbrados a poder caminar por la oficina y ver quién hacía qué. Con el trabajo remoto, querían una forma de ver si las personas realmente estaban trabajando o no.
“Hubo un intento o un interés en controlar más a través de reuniones. Pero eso ha llevado a este gran aumento en las reuniones, lo cual es completamente innecesario, en mi opinión”.
A medida que las personas regresan a la oficina, Raver dijo que necesitan tiempo para volver a conectarse y participar de formas más informales y espontáneas que fomenten la innovación y la energía positiva.
Las reuniones en línea también han cambiado el comportamiento de las personas que asisten a ellas, dijo. Sentarse en una sala de juntas y realizar múltiples tareas no era realmente una opción, ya que nadie suele sacar su computadora y comenzar a escribir en medio de una reunión de trabajo. Pero eso es algo que todos están haciendo ahora, dijo Raver.
«Sabemos por la investigación sobre la multitarea que es una forma terrible de tratar de ser productivo que en realidad termina con una atención parcial continua».
Agregó que las reuniones más cortas, digamos, 20 minutos, en lugar de una hora, podrían permitir que los empleados se concentren en la reunión, luego trabajen otros 20 minutos y tengan tiempo libre para hacer otra cosa.
Como solución al problema de demasiadas reuniones, Raver sugiere que los gerentes piensen en el número mínimo de personas que son esenciales para una reunión. Posteriormente, las actas de la reunión también se pueden compartir con el resto del grupo para obtener un resumen rápido.
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Otra solución es la idea de las reuniones de pulso: en lugar de tener una reunión de una hora, tenga una reunión de equipo de 20 minutos en algún momento del día. Agregó que existen nuevos canales de comunicación además de las reuniones que permiten a los empleados y gerentes colaborar de forma asincrónica para realizar el trabajo sin tener que estar cara a cara, como la mensajería instantánea, los borradores de comentarios y otras plataformas de colaboración.
“Esa es la manera eficiente de mantenerse en el flujo de hacer su trabajo productivo individual mientras obtiene la información que necesita cuando la necesita, y no tiene que esperar a esa reunión más adelante”, dijo.
A pesar de la tendencia general de pasar más tiempo en las reuniones, algunas personas en realidad han tenido menos reuniones durante la pandemia. Raver dijo que hay quienes han disfrutado de un enfoque más centrado en el individuo durante la pandemia, donde no estaban sobrecargados con correos electrónicos y reuniones de sus empleadores y colegas. Ese grupo amaba la productividad individual, había aumentado el enfoque y la atención, y podía hacer más trabajo.
Raver concluyó diciendo que no se trata solo de abandonar las reuniones por el simple hecho de hacerlo, sino más bien para preservar la capacidad de las personas para mantenerse productivas.
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